اللائحه الداخليه لوحده ضمان الجوده بالكليه

 التوصيف الوظيفي للوظائف الرئيسية بوحدة الجودة

التوصيف الوظيفي لمدير وحدة الجودة

§  قرار التعيين:

 يعين مدير وحدة ضمان الجودة بالكلية بقرار من عميد الكلية وموافقة مجلس الكلية لمدة عامين متتاليين قابلين للتجديد.

§  المؤهلات ومتطلبات الوظيفة:

1.     يجب أن يكون أستاذا بالكلية.

2.     يجب أن يكون له خبرة في مجال التطوير وضمان الجودة بالتعليم الجامعي.

3.     يجب أن لا يشغل أي منصب أدارى بالكلية عند تعيينه مديرا للوحدة.

§  الاختصاصات الوظيفية لمدير وحدة ضمان الجودة بالكلية.

 يقوم مدير الوحدة بأداء اختصاصاته الوظيفية المتعددة الجوانب في إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة والتي تشمل قيامه بالآتي:

1.  تشكيل الهيكل الإداري والتنظيمي للوحدة واختيار أعضاء وحدة الجودة من أعضاء هيئة التدريس بالكلية من ذوى الخبرة في مجال ضمان الجودة والتطوير وكذللك من أعضاء الهيئة المعاونة والعاملين بالكلية وتحديد المهام الوظيفية لجميع أعضاء الوحدة.

2. الاجتماع دوريا بأعضاء الوحدة والتأكد من حسن سير العمل بالوحدة.

3. الإشراف الفني والإداري على العاملين بالوحدة ووضع الخطط اللازمة لتحقيق أهدافها.

4.  متابعة أداء العمل بالوحدة واتخاذ الإجراءات اللازمة لانتظامه وانضباطه مع وضع آليات للتقويم الداخلي والخارجي.

5. مراجعة التقارير الدورية المقدمة من نائب مدير الوحدة عن عمل منسقي ضمان الجودة بأقسام الكلية.

6. الإشراف العام على تقديم الدعم الفني من الوحدة لأقسام الكلية في المراحل المختلفة من عملية التطوير وإنشاء نظام ضمان جودة داخلي وكذلك متابعة الاستمرارية في الأداء حسب المعايير المتفق عليها.

7. الإشراف على حملات التوعية بثقافة الجودة على مستوى أ.هـ. ت. ومعاونيهم والطلبة وجميع العاملين بالكلية             

8. حضور جلسات مجلس الكلية لمتابعة أعمال الجودة فى كل ما يتخذ من قرارات والتأكد من عدم تعارضها مع معايير ضمان الجودة.

9. المشاركة في المؤتمرات والندوات  وورش العمل والدورات التدريبية في مجال التطوير وضمان الجودة داخليا أو خارجيا.

10. عرض الدراسة الذاتية والتقرير السنوي وخطة العمل للتطوير على الهيئة القومية لضمان الجودة والاعتماد بعد مراجعتها واعتمادها.

3-2 التوصيف الوظيفي لمساعد مدير وحدة الجودة:

 يقوم نائب مدير الوحدة باختصاصاته الوظيفية المتعددة الجوانب في إطار قرارات مجلس إدارة ومدير وحدة الجودة بالكلية.

§    مهام مساعد مدير وحدة الجودة

1.     وضع الإطار العام والخطة التنفيذية والبرنامج الزمني لعمل أقسام الوحدة من أجل تحقيق القدرة المؤسسية والفاعلية التعليمية بالكلية.

2.     الإشراف المباشر على عمل أقسام الوحدة واستلام وفحص التقارير الخاصة بكل قسم.

3.     تقييم الأداء المؤسسي والتعليمي وفقا لتقارير المنسقين والتأكد من مدى مطابقتها لمعايير الجودة.

4.     رفع التقارير الخاصة بمتابعة وتقييم الأداء إلى مدير الوحدة لمناقشتها معه وبيان الرأي فيها.

5.     إعداد و مراجعة تقارير الدراسة الذاتية والسنوية للكلية.

6.     تسهيل مهام رؤساء أقسام المتابعة في جمع البيانات والوثائق، ثم مراجعة الوثائق المقدمة والتأكد من مصداقيتها.

7.     مراجعة خطة العمل المستقبلية المقترحة في الدراسة الذاتية والتقرير السنوي وما تتضمنه من مقترحات والإشراف المباشر على تنفيذها.

8.      التأكد من إجراء التعديلات اللازمة لما تم مراجعته من تقارير.

9.     ما يكلفه به مدير الوحدة وما ينيبه فيه من أعمال


3-3: التوصيف الوظيفي لمنسقى معايير الجودة

يقوم كل من منسقى معايير الجودة كل فيما يخص المعيار / المعايير المكلف بها وفي إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة وما تم تكليفه به  من قبل مدير الوحدة عند تعيينه وتدريبه عليه وبمتابعة نائب مدير وحدة الجودة بالكلية بالآتي:

1-    المشاركة في إعداد الخطة الإستراتيجية للكلية.

2-    متابعة نشاطات الكلية وكل ما يخص المعيار / المعايير المكلف بها وإعداد تقارير عنها ورفعها إلى نائب مدير الوحدة.

3-    التنسيق التام مع منسقى الأقسام العلمية كل فيما يخصه.

4-    التأكد التام من استكمال ملفات المعيار / المعايير المكلف بها طبقا للنماذج المعتمدة من الهيئة وإعداد تقارير عنها ورفعها إلى نائب مدير الوحدة.

5-    المشاركة في إعداد ما يخص المعيار / المعايير المكلف بها في التقرير السنوي والدراسة الذاتية للكلية.

6-    التنسيق مع لجان العمل المشكلة بالكلية فيما يخص المعيار / المعايير المكلف بها.

7-    الإطلاع بشكل دوري على المعايير الأكاديمية وأدلة التقويم والاعتماد وغيرها من الإصدارات الصادرة من هيئة ضمان الجودة لمتابعة كل جديد.

8-    أى عمل من أعمال الجودة يكلفه به مدير الوحدة أومن ينيبه فى ذلك


3-4: التوصيف الوظيفي لمنسقى الأقسام العلمية

يقوم كل من منسقى الأقسام العلمية فيما يخص القسم العلمى الذى يمثله وفي إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة وما تم تكليفه به من قبل مدير الوحدة عند تعيينه وتدريبه عليه وبمتابعة نائب مدير وحدة الجودة بالكلية بالآتي:

1-      المشاركة في إعداد الخطة الإستراتيجية للكلية.

2-      الإطلاع بشكل دوري على المعايير الأكاديمية وأدلة التقويم والاعتماد وغيرها من الإصدارات الصادرة من هيئة ضمان الجودة لمتابعة كل جديد.

3-      التنسيق التام مع لجان العمل المشكلة بالكلية فيما يخص القسم العلمى الذى يمثله

4-      توفير البيانات والمعلومات التى يطلبها منسقو المعايير فيما يخص القسم العلمى الذى يمثله

5-      التنسيق التام مع منسقى المعايير فيما يخص القسم العلمى الذى يمثله

6-      المشاركة في إعداد التقرير السنوي والدراسة الذاتية للكلية.

7-      التنسيق مع القسم العلمى الذى يمثله لإعداد تصميم وتوصيف كل من البرامج والمقررات العلمية والتقارير الدورية عن كل منها وحفظ ملفاتها وتوثيق واعتماد الوثائق الداعمة لما تقدم بالشكل اللائق

8-      التنسيق مع القسم العلمى الذى يمثله فى شأن المراجعة الداخلية والخارجية لبرامج ومقررات القسم وكل ما يتعلق بجودة التعليم بالقسم

9-      أى عمل من أعمال الجودة يكلفه به مدير الوحدة أومن ينيبه فى ذلك

 

3-5 لجنة التسويق والعلاقات

 تقوم لجنة التسويق والعلاقات باختصاصاتها الوظيفية المتعددة الجوانب في إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة وما تم تكليفها به من قبل مدير الوحدة وبمتابعة نائب مدير الوحدة والتي تشمل قيامها بالآتي:

1-    وضع خطة عمل لمجالات التوعية المتعلقة بنشر ثقافة الجودة والتغيرات والتطورات التي طرأت عليها وذلك على مستوى الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ، الإداريين والمستفيدين بفئاتهم.

2-    القيام بحملات التوعية بثقافة الجودة على مستوى الطلبة وجميع العاملين ( أعضاء هيئة التدريس –  الموظفين الإداريين) بالكلية والمستفيدين بفئاتهم..

3-    تصميم وتنفيذ كل وسائل وأدوات التوعية والنشر الخاصة بعملية جودة التعليم.

4-    توثيق المستندات الخاصة بحملات التوعية بثقافة الجودة.

5-    إعداد الموقع الالكتروني الخاص بوحدة الجودة على شبكة الانترنت وكذلك رابط الوحدة على موقع الكلية.

6-    التطوير المستمر للموقع الإلكتروني الخاص بوحدة الجودة وكذلك موقع الكلية.

7-    بناء نظام معلومات لوحدة الجودة لميكنة أدائها.

8-    إعداد دليل الجودة الخاص بالكلية. 

3-6 لجنة التــدريــــب

تقوم لجنة التــدريــــب باختصاصاتها الوظيفية المتعددة الجوانب في إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة وما تم تكليفها به من قبل مدير الوحدة وبمتابعة نائب مدير الوحدة والتي تشمل قيامها بالآتي:

1-    تحديد الاحتياجات التدريبية فيما يخص أعمال الجودة لأعضاء وحدة الجودة

2-    تحديد الاحتياجات التدريبية فيما يخص أعمال الجودة لأعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والعاملين بالكلية

3-    وضع الخطة السنوية للتدريب لكافة المستفيدين بالكلية

4-    التنسيق مع مركز ضمان الجودة بالجامعة بشأن البرامج التدريبية 

5-    العمل على قياس مردود التدريب لكافة المستفيدين بالكلية

6-    إعداد وحفظ سجلات التدريب

7-    إعداد التقارير الدورية والسنوية المطلوبة عن الأنشطة التدريبية

8-    ما يكلفها به مدير الوحدة من أعمال هو أو من ينيبه فى ذلك


3-7 لجنة المراجعة الداخلية

تقوم لجنة المراجعة الداخلية باختصاصاتها الوظيفية المتعددة الجوانب في إطار قرارات مجلس إدارة الوحدة وما تم تكليفها به من قبل مدير الوحدة وبمتابعة نائب مدير الوحدة والتي تشمل قيامها بالآتي:

1-    مراجعة وتوثيق كافة الوثائق الصادرة عن وحدة الجودة ومنها :

§        خطط الجودة

§        تقارير الجودة

§        التقرير السنوى للكلية

§        الدراسة الذاتية للكلية وملحقاتها

§        الخطة الاستراتيجية والتنفيذية للكلية

2-     مراجعة توصيف البرامج والمقررات بالأقسام العلمية وكذلك التقارير الدورية الخاصة بكل منها وفقا لخطط محددة بالتنسيق مع الأقسام العلمية

3-    اتخاذ ما يلزم بالتنسيق مع الأقسام العلمية من أجل وضع معاييراختيار المراجعين الداخليين والخارجيين واستدعائهم والتعاقد معهم وتسهيل أدائهم لأعمالهم الخاصة بالجودة 

4-    ما يكلفها به مدير الوحدة من أعمال هو أو من ينيبه فى ذلك

 

3-8 خبراء استشاريون

يمكن اللجوء إلى استضافة متخصص أو أكثرمن الخارج فى مجال جودة التعليم إذا لزم الأمر لذلك

 

3- 9 سكرتارية الوحدة

§       مهام السكرتارية

·  تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل وحدة ضمان الجودة،

·  طباعة وتصوير الوثائق الخاصة بوحدة ضمان الجودة،

·  توثيق وأرشفة الوثائق الخاصة بوحدة ضمان الجودة،

·  تنظيم العمل بالمكتب،

·  المحافظة على سرية العمل والتقارير والملفات وطبيعة محتوياتها،

·   تسليم الملفات المطلوبة للمعنيين عند طلبها وإعادتها إلى أماكنها المخصصة لها فور الانتهاء من استعمالها من أعضاء وحدة الجودة،

·  إعداد وتنظيم البريد الوارد، الصادر و الداخلي

·  كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، تعليمات الجودة الصادرة للاقسام العلمية والادارية ،كتابة التقارير السنوية بكافة أشكالها.

·  الإتصالات الهاتفية وأعمال الاستعلامات، تنظيم مواعيد مديرالوحدة ،  الإعداد وتنظيم الإجتماعات،  تنظيم وتجهيز البريد الخاص بمديروحدة الجودة.

·  الاحتفاظ بسجل رسمي يومي لنشاطات مكتب السكرتارية.

·  القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل مدير وحدة الجودة او اعضاء الوحدة

 

رابعا: نظام العمل بوحدة الجودة

1-   تقوم وحدة الجودة بعملية التقويم المؤسسي بصفة مستمرة وفي نهاية كل عام دراسي ومقارنتها فيما بعد بالتقويم المؤسسي لسنوات سابقة.

2-   تحديد نقاط القوة وتدعيمها .

3-   تحديد نقاط الضعف ووضع خطة تنفيذية لمعالجتها

4-   تستطلع الوحدة أراء كل من :

a.      الطلبة – في المقررات الدراسية والعملية التعليمية

b.    أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والموظفين ( الجهاز الادارى )  في الموارد المتاحة بالكلية 

c.     الخريجيين وعينة من المجتمع في مستوى اداء الكلية التعليمي ومدى ملاءمتها لسوق العمل.

5-   تحليل نتائج هذه الاستطلاعات إحصائيا ومناقشتها مع قيادات الكلية لاتخاذ القرارات المتعلقة بالتطوير.

6-   مراجعة نتائج التقويم الذاتي مع ( الطلبة ، أعضاء هيئة التدريس ،و الاطراف المجتمعية المعينة) وتناقشها ليتم الاستفادة من المقترحات في التطوير.

7-   متابعة تنفيذ القرارات التي يتم أتخاذها بعد التقويم الذاتي للمؤسسة وذلك وفق استراتيجية مدروسة للتنفيذ.

8-   قياس مدى تأثير الاجراءات التصحيحية المنفذة كنتيجة للتقويم الذاتي علي أداء المؤسسة.

9-   تساعد وحدة الجودة في وضع خطة شاملة للتقويم المستمر في الكلية وتعتمد في مجلس الكلية.

10-           تقوم الوحدة بمراقبة تنفيذ الخطة وتطبيقها ووضع آليات لذلك تشمل: مقابلات فردية وجماعية ،             واستبيانات لجميع الاطراف المعينة مثل الطلاب وأعضاء هيئة التدريس وجهات توظيف وأطراف مجتمعية أخرى.

11-       تضع وحدة الجودة نظام داخلي متكامل لادارة جودة التعليم بالكلية يشمل المراجعة الدورية   للبرامج والمقرارت ، وملفات المقرارات ، وخطط معالجة وتصحيح الجوانب السلبية.

12-    التقويم المستمر لكفاءة نظام الجودة وفاعليته في تطوير المؤسسة والتحقق من مدى مساهمته في نشر ثقافة الجودة بين أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم والطلاب والعاملين يعتمد هذا التقويم علي أدوات قياس مختلفة مثل استبيانات توزع علي أعضاء هيئة التدريس والطلبة عن أداء الوحدة ، وكتابة تقارير متابعة من خلال زيارات ميدانية من مقيم خارجي تابع لمراكز جودة أخرى.

13-    تتابع وحدة الجودة جميع أعمال الجودة بالأقسام العلمية ومدى تنفيذ الخطة المحددة لهم بواسطة الوحدة والتى تشتمل على الأنشطة المطلوبة والمواعيد الزمنية لها

 

خامسا: اجتماعات وحدة الجودة

1-   يدعو مدير الوحدة السادة أعضاء الوحدة للاجتماع دوريا مرة أو أكثر كل شهر وكلما ظهرت حاجة إلى ذلك عند اللزوم بأى وسيلة من وسائل الاتصال.

2- عند تغيب أى عضو بالوحدة عن حضور الاجتماعات دون اعتذار مسبق يقدم لمدير الوحدة لمرتين متتاليتين، يعتبر ذلك تخليا منه عن المهام الموكلة اليه ويذكر ذلك في تقييم الاداء الشهرى الذى تعده لجنة المراجعة الداخلية.

3-  علي جميع أعضاء الوحدة تقديم تقرير شهرى عما قاموا بانجازه من مهام خلال هذا الشهر واذا تعثر اتمام بعض المهام تذكر أسباب هذا التعثر مع وجوب ابلاغ مدير الوحدة باى عقبات فور ظهورها حتي يتسني مناقشها واتخاذ مايلزم للتعامل معها.

4-  يتم اخطار رئيس الوحدة رسميا من قبل الاعضاء عن أى سفر لمدة تزيد عن أسبوع خارج أوداخل البلاد قبل موعد السفر بأسبوع علي الأقل ، وعلي أن يقدم تقريرا اذا تزامن موعد السفر مع موعد تسليم نتائج المهام أوالتقارير . ويشمل التقرير ماتم من انجاز للمهام ومن يخالف ذلك يعتبر ذلك تخليا منه عن مسؤليتة تجاه الوحدة ويذكر ذلك في تقييم الاداء الشهرى الخاص به.

5-  تقوم لجنة المراجعة الداخلية باعداد تقارير شهرية عن أداء أعضاء الوحدة. كما تعد تقريرا مجمعا ربع سنوي عن مجمل الانشطة التي تمت والتي تعثرت أن وجد وتقدمه لمدير الوحدة الجودة موضحا فيها أسباب التعثر والمسئول أو المسؤلين عنه.

6-  علي جميع أعضاء الوحدة ضمان الاتصال المستمر بينهم وبين بعضهم البعض 360O وذلك من أجل ضم تحقيق النتائج في المواعيد المقررة لها واذا حدث عكس ذلك يبلغ مدير الوحدة كتابه حتي يرفق ذلك بتقييم الاداء الشهرى للعضو المقصر.

7-  يحصل أعضاء الوحدة عند الطلب علي شهادة من وحدة ضمان الجودة بالكلية عن الفترة التي أمضوها في العمل ونوعية العمل بالوحدة لارفاقها بالسيرة الذاتية الخاصة بهم مرفقا بها نتائج التقارير عنهم وذلك لتقديمها الي من يهمة الامر.

8-  يقوم رئيس لجنة المراجعة الداخلية بعد التشاور مع مدير الوحدة بابلاغ جميع أعضاء الوحدة بنتائج تقييم الاداء الشهرية شخصيا أوعن طريق البريد الالكتروني لكل منهم.

9-  اذا رغب أى من الاعضاء استبدال أوالاعتذار عن أحد أوبعض أوكل المهام الموكله اليه أن يتقدم بطلب كتابى لمدير الوحدة قبل مرور ربع المدة المقررة لاتمام هذه المهمة أوالمهام حتي يمكن اعادة توزيعها وأن يرفق بطلبه المبررات الداعية الي ذلك.

10-   علي مدير الوحدة أن يعمل علي تذليل الصعوبات وأسباب التعثر في المهام قدر امكانه وحسب المتوفر  لديه من الامكانات ومن خلال التعاون مع أدارة الكلية ممثلة في عميدها وأن يقدم الدعم والعون لكل أعضاء الوحدة لضمان حسن سير العمل.

11-   يجوز لوحدة ضمان الجودة الاستعانة بعدد من الخريجين والطلاب المتميزين بالنشاط والمبادرة في انجاز الأعمال للمعاونة في توزيع وجمع الاستبيانات ومساعدة اللجان في بعض الأعمال الفنية بالوحدة نظير منح شهادات تقدير لهم علي معاونتهم في أنشطة الجودة.

 

سادسا: خطة سنوية للمرور على الأقسام العلمية

1.    يتم المرور فى شهر أكتوبر من كل عام وذلك لمراجعة الآتى:

                            أ‌-     تقارير المقررات الدارسية لمقررات الفصل الدراسى  الثانى من العام السابق.

                         ب‌-  إستكمال ملفات المقررات الدراسية للأعوام الدراسية السابقة.

                         ت‌- مراجعة ومناقشة تقرير البرنامج مع رئيس القسم

2.    يتم المرور فى شهر نوفمبر من كل عام لمراجعة الآتى:

                      أ‌-          توصيف المقررات الدراسية للفصل الدراسى الاول من العام الحالى.

                   ب‌-        توصيف البرنامج الدراسى.

3.    يتم المرور فى شهر مارس من كل عام وذلك لمراجعة الآتى:

               أ‌-   توصيف المقررات الدراسية للفصل الدراسى االثانى من العام الحالى.

             ب‌- إستكمال ملفات المقررات الدراسية للفصل الدراسى الاول من العام الحالى عدا تقارير المقررات.

4.    يتم المرور فى شهر يونيو من كل عام لمراجعة الآتى:

          أ‌-          تقارير المقررات الدارسية لمقررات الفصل الدراسى  الاول من العام الدراسى الحالى.

        ب‌-        إستكمال ملفات المقررات الدراسية عن العام الحالى