اجتماعات وحدة الجوده


خامساً: اجتماعات وحدة الجوده  

 

1-   يدعو مدير الوحدة السادة أعضاء الوحدة للاجتماع دوريا مرة أو أكثر كل شهر وكلما ظهرت حاجة إلى ذلك عند اللزوم بأى وسيلة من وسائل الاتصال.

2- عند تغيب أى عضو بالوحدة عن حضور الاجتماعات دون اعتذار مسبق يقدم لمدير الوحدة لمرتين متتاليتين، يعتبر ذلك تخليا منه عن المهام الموكلة اليه ويذكر ذلك في تقييم الاداء الشهرى الذى تعده لجنة المراجعة الداخلية.

3-  علي جميع أعضاء الوحدة تقديم تقرير شهرى عما قاموا بانجازه من مهام خلال هذا الشهر واذا تعثر اتمام بعض المهام تذكر أسباب هذا التعثر مع وجوب ابلاغ مدير الوحدة باى عقبات فور ظهورها حتي يتسني مناقشها واتخاذ مايلزم للتعامل معها.

4-  يتم اخطار رئيس الوحدة رسميا من قبل الاعضاء عن أى سفر لمدة تزيد عن أسبوع خارج أوداخل البلاد قبل موعد السفر بأسبوع علي الأقل ، وعلي أن يقدم تقريرا اذا تزامن موعد السفر مع موعد تسليم نتائج المهام أوالتقارير . ويشمل التقرير ماتم من انجاز للمهام ومن يخالف ذلك يعتبر ذلك تخليا منه عن مسؤليتة تجاه الوحدة ويذكر ذلك في تقييم الاداء الشهرى الخاص به.

5-  تقوم لجنة المراجعة الداخلية باعداد تقارير شهرية عن أداء أعضاء الوحدة. كما تعد تقريرا مجمعا ربع سنوي عن مجمل الانشطة التي تمت والتي تعثرت أن وجد وتقدمه لمدير الوحدة الجودة موضحا فيها أسباب التعثر والمسئول أو المسؤلين عنه.

6-  علي جميع أعضاء الوحدة ضمان الاتصال المستمر بينهم وبين بعضهم البعض 360O وذلك من أجل ضم تحقيق النتائج في المواعيد المقررة لها واذا حدث عكس ذلك يبلغ مدير الوحدة كتابه حتي يرفق ذلك بتقييم الاداء الشهرى للعضو المقصر.

7-  يحصل أعضاء الوحدة عند الطلب علي شهادة من وحدة ضمان الجودة بالكلية عن الفترة التي أمضوها في العمل ونوعية العمل بالوحدة لارفاقها بالسيرة الذاتية الخاصة بهم مرفقا بها نتائج التقارير عنهم وذلك لتقديمها الي من يهمة الامر.

8-  يقوم رئيس لجنة المراجعة الداخلية بعد التشاور مع مدير الوحدة بابلاغ جميع أعضاء الوحدة بنتائج تقييم الاداء الشهرية شخصيا أوعن طريق البريد الالكتروني لكل منهم.

9-  اذا رغب أى من الاعضاء استبدال أوالاعتذار عن أحد أوبعض أوكل المهام الموكله اليه أن يتقدم بطلب كتابى لمدير الوحدة قبل مرور ربع المدة المقررة لاتمام هذه المهمة أوالمهام حتي يمكن اعادة توزيعها وأن يرفق بطلبه المبررات الداعية الي ذلك.

10-   علي مدير الوحدة أن يعمل علي تذليل الصعوبات وأسباب التعثر في المهام قدر امكانه وحسب المتوفر  لديه من الامكانات ومن خلال التعاون مع أدارة الكلية ممثلة في عميدها وأن يقدم الدعم والعون لكل أعضاء الوحدة لضمان حسن سير العمل.

11-   يجوز لوحدة ضمان الجودة الاستعانة بعدد من الخريجين والطلاب المتميزين بالنشاط والمبادرة في انجاز الأعمال للمعاونة في توزيع وجمع الاستبيانات ومساعدة اللجان في بعض الأعمال الفنية بالوحدة نظير منح شهادات تقدير لهم علي معاونتهم في أنشطة الجودة.







Comments