سكرتارية الوحدة

3- 9 سكرتارية الوحدة

§       مهام السكرتارية

·  تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل وحدة ضمان الجودة،

·  طباعة وتصوير الوثائق الخاصة بوحدة ضمان الجودة،

·  توثيق وأرشفة الوثائق الخاصة بوحدة ضمان الجودة،

·  تنظيم العمل بالمكتب،

·  المحافظة على سرية العمل والتقارير والملفات وطبيعة محتوياتها،

·   تسليم الملفات المطلوبة للمعنيين عند طلبها وإعادتها إلى أماكنها المخصصة لها فور الانتهاء من استعمالها من أعضاء وحدة الجودة،

·  إعداد وتنظيم البريد الوارد، الصادر و الداخلي

·  كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، تعليمات الجودة الصادرة للاقسام العلمية والادارية ،كتابة التقارير السنوية بكافة أشكالها.

·  الإتصالات الهاتفية وأعمال الاستعلامات، تنظيم مواعيد مديرالوحدة ،  الإعداد وتنظيم الإجتماعات،  تنظيم وتجهيز البريد الخاص بمديروحدة الجودة.

·  الاحتفاظ بسجل رسمي يومي لنشاطات مكتب السكرتارية.

·  القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل مدير وحدة الجودة او اعضاء الوحدة